Littoral Camargue Basket — note interne

Challenge JAM : ce que ça change pour la gestion du planning

Le Challenge JAM n’ajoute pas une tâche de plus à gérer : il reprend les tâches répétitives qui prennent le plus de temps aujourd’hui, et les fait tourner seules.

Le changement concret

Avant / avec Challenge JAM

Sept tâches récurrentes de la gestion des matchs et des bénévoles, telles qu’elles se posent aujourd’hui — et ce qu’elles deviennent une fois le site en place.

AvantAvec Challenge JAM
−Ressaisir à la main les matchs FFBB dans un calendrier.
✓Synchronisation automatique 3 fois par jour (9h, 12h, 17h) — rien à ressaisir.
−Relancer les bénévoles un par un par téléphone ou SMS pour pourvoir un rôle.
✓Inscription en libre-service : le bénévole clique directement sur le rôle vide du planning.
−Tenir un tableau à part pour suivre qui a fait quoi, et depuis combien de temps.
✓Points et badges calculés automatiquement, classement public toujours à jour.
−Construire et renvoyer des rappels de calendrier aux familles à chaque changement.
✓Un seul lien d’abonnement à partager une fois : le calendrier de chacun se met à jour tout seul ensuite.
−Passer par quelqu’un ayant accès technique pour relancer une synchro en urgence.
✓Bouton « Synchroniser » en libre-service, protégé par mot de passe, accessible depuis un simple lien.
−Répondre au téléphone à « quels matchs manquent encore d’un arbitre ? »
✓Statut de couverture visible directement sur le planning, rôles essentiels distingués des facultatifs.
−Aller chercher soi-même qui sont les bénévoles les plus investis pour les remercier.
✓Hall of Fame et classement remontent automatiquement les profils les plus engagés.
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Ce qui reste entre tes mains

Les colonnes de rôles du Planning restent remplies à la main par les responsables — le site n’assigne jamais personne automatiquement. Il retire la couche administrative répétitive, pas la coordination humaine.

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Des alertes, sans le bruit

Un e-mail n’est envoyé qu’en cas d’erreur ou de nouveaux matchs détectés — jamais à chaque synchro sans changement. Pas besoin de vérifier tous les jours.

En pratique

Comment ça marche ? (FAQ)

Les actions courantes de gestion du planning, et l’endroit où elles se passent (Sheet JAM ou site).

Je veux ajouter un match

Rien à faire dans la majorité des cas : les matchs officiels arrivent automatiquement dans l’onglet Planning du Sheet à chaque synchro FFBB (9h, 12h, 17h). Pour un match hors FFBB (amical, tournoi...), ajoutez une ligne à la main dans Planning avec les mêmes colonnes (date, heure, catégorie, équipes, lieu...) en laissant l’identifiant technique vide — la synchro ne la touchera jamais et les rôles pourront être remplis normalement.

Je veux ajouter un événement

Ouvrez l’onglet Événements club du Sheet et ajoutez une ligne : Date, Heure début, Heure fin, Titre, Lieu, Description, Type, Catégories (vide = tout le club), Lien (optionnel). Il apparaît immédiatement sur la page Planning du site ; il faut attendre la prochaine synchro (ou la déclencher manuellement) pour qu’il soit repris dans l’agenda abonné.

Je veux supprimer un match

Ne supprimez jamais la ligne d’un match synchronisé FFBB : elle reviendrait telle quelle à la synchro suivante, et les rôles déjà remplis seraient perdus. Un match reporté ou annulé se met à jour tout seul (la FFBB republie la nouvelle date ou le nouveau statut). Pour une ligne ajoutée à la main (match non-FFBB), vous pouvez supprimer directement la ligne dans Planning.

Je veux supprimer un événement

Supprimez la ligne correspondante dans l’onglet Événements club. Il disparaît immédiatement de la page Planning du site ; l’agenda abonné le retire à la synchro suivante (automatique ou manuelle).

Cas particulier : je veux créer un événement sur plusieurs jours (ex. stage)

Un événement étalé sur plusieurs jours, même avec des coupures (ex. stage lundi-mardi puis jeudi-vendredi), s’ajoute comme une ligne par jour réel dans Événements club — avec exactement le même Titre sur chaque ligne. Le site les regroupe automatiquement en « Jour 1/4 », « Jour 2/4 »...

Je veux synchroniser manuellement

Rendez-vous sur jam.littoralcamarguebasket.fr/synchro, saisissez le mot de passe et lancez la synchro : elle récupère immédiatement les nouveaux matchs FFBB et republie classement et planning, sans attendre le prochain passage automatique (9h, 12h, 17h). Peut prendre jusqu’à quelques minutes.

Je veux rajouter un bénévole

Écrivez simplement son prénom dans la colonne du rôle concerné (Arbitre, E-marque, Chrono, Responsable salle, Buvette, Rematch...) sur la ligne du match, dans l’onglet Planning — un menu déroulant liste les prénoms existants. C’est ce qui le crédite automatiquement au classement, dès le prochain chargement du site. Pour un binôme, séparez les deux prénoms par / (ex. ETHAN/JASON) : les deux sont crédités intégralement.

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